電子申請導入担当となった方へ
- 米澤 裕美
- 2017年9月3日
- 読了時間: 4分
数人の職員さんがいる社労士事務所を想像しながら書いてみます。
～これから電子申請導入担当となった方へ～
私が導入したときの流れを参考までにメモしておきます。
私も他の方がどうされているのか分かりませんので、このやり方が
良いかは分かりませんが・・(;'∀')
①社内で会議を開き「電子申請をはじめる」認識統一をします。
代表からぜひお話しください。
えーー！パソコン苦手だから無理～！という方。
あー、やっとうちも始めるか、という方。色々な感想がでると思います。
今後の国の方向性なども話されると説得力あるかもしれません。
「業務効率化のため」というのはあまりださなくてもよいような気もします。
だって、はじめは慣れるのが大変なので「紙の方が効率的だから効率悪い電子申請
やりません」と思う方もいるためです(;'∀')
（慣れてみれば断然効率的ではありますが、それは慣れてからの話しですので・・）
個人的には、電子申請トライした数でインセンティブをだす とかの賞与があっても
よいかと思ってます。
（これまでの習慣を変えるというのは本当に大変ですし、何より紙でも問題なく
手続きができてしまいますので・・）
②電子証明書入手、PCのセッティング ・・約1～２カ月
ソフトを使用しているところはソフト会社にセッティング方法を確認など
ない場合は ソフト購入を検討（だんぜんあった方が効率よいです）
本マニュアルにも記載あり
③担当となった方のみで、テスト期間として１～2か月やってみてください。
なるべくいろんな種類をやった方がよいです。
初めはつまづきがちなので、テストとしてできそうな会社を選んでその会社へ
電子申請はじめることを説明。
対象会社の提出代行入手。
④1～２カ月 テスト期間で電子申請をひたすらやってみる。
やってみると、初めはいちいちつまづくと思いますが、心折れず
ヘルプデスクなどへ問い合わせしまくっていくと見えてくるものがあります。
（辛い期間だと思いますが、がんばってください！）
⑤そしてなんとなく全体の流れが把握できたら、
今後の社内の流れを検討。・・約1カ月
電子申請スタートする旨のどう案内する？個々から？それとも事務所から
全社に一斉に通知？案内文章作る？ など
顧問先一覧を用意し、チェックリスト的なものを用意するのもよいかもしれません。
提出代行入手した？まだ？公文書の提出方法は？
メール？クラウドにアップ？印刷して郵送？手渡し？・・
混乱しそうであれば一覧があった方がよいかもしれませんね。
顧問先によって、IT的なものは苦手であれば公文書はこのまま郵送？、とか
抵抗なさそうだからメール添付？とか、クラウド経由で送付する？・・とか。
（郵送費と時間を考えるとなるべく郵送はやめていきたいですよね・・）
また、これまで紙時代の「受託簿」とか「ファイリング」とかの管理方法も今後
どうしていくかも検討。ここで作ったやり方はずっと続いていくと思うので
なるべく手間がかからないやり方を。。
最初は紙と電子申請の併用期間あってもよいと思います。
⑥できれば社内用マニュアルを作成されるとよいと思います。・・約1カ月
やってみてわかると思いますが、けっこう知っておくべきことのボリュームが
ありますよね。勉強会で一気に話しても覚えきれないと思います。
⑦社内向け勉強会を実施。
⑧すぐスタートしてもらう。
⑨たぶん、職員さんつまづきますので 都度優しくレクチャーしてあげてください。
この期間は朝礼とか共有できる場があるとよいと思います。
大変ですががんばりましょう、と言い続けて こんなケースはこうしましょう、とか
こうすると便利ですよ、とか。初めて公文書が無事届いたときは拍手とかしてみたり！
⑩全員ができるまで辛抱です。
誰かひとりだけ、電子申請できない・・となるとその後何かと困ると思います。
急な休みの際、一人紙を死守していていたために 急ぎの手続きを代わりに電子申請
しようとしたら、紙？代表者印入手するの？？ ・・など混乱して逆にお客さまへ
迷惑をかけることにもなりかねません。
足並みそろわないと、じゃあ社内の受信簿どうするんだ、とか、ファイリングどうするんだ
とか、今後入る人はどうするんだ、とか・・
なので、手続きする人は「全員」ができることも大切かと思います。
慣れるまで辛抱です。優しく教え続けてあげてください。
⑪そのうち、職員さんも少しづつ慣れて自主性がでてきて分からないことは自分で調べ
調べたことを、朝礼や社内共有ツールにあげてもらえるようになってくるとよいですね。
電子申請担当者もぜんぶが分かってるわけではないので、いちいち分からないことを
担当者に質問きても辛いですしね。それぞれの手続きの種類も違うでしょうから
育休の申請手続きはこの人が詳しい、とか。そんな得意分野もうまれてくるとよいですね。
・・・
繁忙期にスタートするのも辛いので、年間のスケジュール感を考えすすめてみるのも
よいかもしれません。
というところでしょうか。
がんばってくださいね！！
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