社内マニュアルは必要か

社内ルールも、取引先とのやり取りルールも　とにかく色々ルールは存在します。

そのルールを守るおかげで、業務もスムーズにいくわけなのですが・・

そのルールを覚えたり守ったりするのも大変なものです。

例えば・・

他部門から

「今後申請時はこういうフローであげてください。

宛先は〇〇　メール本文にはデータベース登録した番号記入をお忘れなく。

個人宛に連絡されても不在時などは対応できませんので、必ず専用アカウント宛に

お願いします。」

など、連絡がきても、聞いて1週間くらいは覚えていても、

ひんぱんにない業務だったりすると、

「あれ？前にSE部門から、営業からの申請フローが変わるとか案内

きてた気がするけど、どうするんだっけ。ガサゴソ・・見つからない～

ねぇねぇ、お隣の佐藤さん～　どうでしたっけ・・」

佐藤さん「そんな案内来てましたっけ。ガサゴソ・・」

山田さん「メールで読んだ記憶ありますよ、メール探しますね。

　　　　　あ、でてきました。転送しますね～」

・・と

一つのルールを探すのに10分経過。

この場面では２人まきこんでるので、トータル　10分×３人=30分

ついやしてしまってます。。

そして、半年もたつとまったくそのルールを知らない人もでてきて

（途中入社した人とか。先輩が教え忘れてたりして）

ルールを発信したSE部門から苦情を受ける。＿|￣|○

・・・

ルールは一か所にまとめて書いておくことで、「探す時間」「思い出す時間」

共有のテンプレートをあげることで、個々で書く時間の省略・・

につながるかと思います。

ということで、誰かが作ってくれるといいなーと思いながらも、自分で企画して

作った方が早いので、仲間を募りながらもマニュアルはいくつか立ち上げてきました。

いちいち聞かれずにすむし、聞かれても「マニュアルの〇〇に書いてるよ～」

ですむので、いちいち詳細のメールを転送してあげたり細かく教えずにすむので

結果として自分の時間確保にもつながりました(^^)

コツとしては、

完璧にしない（詳細を気にし始めると終わらない・・）

ざっと全体像の把握

業務をカテゴリにざっと分ける

見やすさを心がける

共有すべきものだけアップ

（教育的なものまで入れはじめると、マニュアル人間をうんでしまいそうなので(;^_^）

その後も生きたマニュアルでないと意味がありませんので

更新担当をどうするか。

更新したことをどう通知するかを検討。

・・という感じでしょうか。