業務のみなおし②

前任からの引き継ぎ話しその②

前任からの引き継ぎの中に「取引先の会社独自の納品書に手書きで品名・数量などを記載し

郵送する」というものがありました。

社内で機械的につくられる納品書が同梱される仕組みがあるのになぜ手書きで？？

と思い、取引先の会社に相談。

私：「当社の納品書を同梱して詳細な明細はつけてますので、手書きの納品書は

廃止させていただいてもよろしいでしょうか？」

取引先：「いいですよー。御社の同梱されている納品書でチェックしてたので、すみません

こちらから言えばよかったですが、手書きの納品書見てなかったんで～」

ガクっ！

何年も書き続けていた労力は何なんだったんだー　＿|￣|○

・・と、

取引開始のときには必要だったものだと思われますが、途中風化されることも

ありますので、

「これってほんとにやる必要あるの～？手書きってめんどくさいんですけどー」

・・と思うのもありだと思います～。

もしかすると「なくしても支障がない業務」探せば見つかるかもしれませんしね(^^)

何年もやっている慣習をやめたり変更したりするのって勇気がいりますが！

やらない業務は廃止していかないと、業務って増えるいっぽうですからね(;^_^

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★廃止するコツとしては、

☆前任者はそれをがんばってやってきたので、穏便な人間関係をたもつためにも、

　引継ぎ時は素直に受け取る(笑)　

☆少しはやってみる（やってみるとやはり必要なことに気づく場合もあり）

☆廃止するまではしないにしても、手間をかけない他のやり方がないかも検討してみる

☆廃止したいと決めたら関係者に根回し。

　長年やっていたものを廃止するって不安なことでもあるため、

「必要ないかもしれないけど何か問題があってもいやだし、とりあえずやっといたら？」

と思われるのがふつうの心情なので、

　廃止することによるメリット（時間工数をその分他にまわせるとか）や、廃止しても業務への影響はないことをしっかり説明。

☆先方へ廃止したい旨申し出るタイミングを見る

（通りやすいように、相手に恩に感じてもらったことをした後に申し出るとか！）

☆一応前任者には報告しておく。

（前任者は急な休み時　フォローしてくれたりする場面もあるため一応報告は必要かと思いますが、あくまでさらっと！（プライドを傷つけないよう注意('◇')ゞ）

というところでしょか(^^;)

業務を一つ廃止するだけでも、色々調整をしなければならないため逆に面倒なことかもしれません。でもそれをやり続ける工数を考えて 調整する価値があるのであれば、廃止調整をしてみてもよいかと思ってます。