業務のみなおし①

私も長い会社員生活の中で、前任からの「引き継ぎ」は

何度もありました。

中には、ルーチン的な業務の中で「〇〇部門から情報が流れてきたら

お礼の返信をする。これにより内容確認したということにしている」

というものもありました。

お礼の返信じたいは1分くらいの作業かもしれませんが、

1分の業務短縮の積み重ねも大事だと思ってますので、

情報提供いただく担当者へ「今後お礼返信はやめてもいいですか？

感謝の気持ちはたくさんもってます！」と口頭で伝えたところ

「もちろんです～　メールが多すぎてはっきり言ってこんなことまで

いちいち返信してくれるなと思ってたんです～笑」とのこと。

そして、当時は1万製品　年間約100億円の企業間電子商取引の窓口担当で、

日々変化がある製品マスタの管理をしてましたが、メール管理をやめて

Excel管理にしました。

これにより「漏れ」の防止対策に。

ミスがあると迷惑がかかることはもちろんのこと、

その原因追求、リカバリーにかなりの時間工数をとられます。

100%完璧なマスタ管理は現実むずかしいかもしれませんが、常に理想は追求

しながら日々の業務の仕組化にとりくんでました。